Prüfungs- und Freigabeprozesse automatisieren
Das Ziel, mit elektronischen Rechnungen Kosten zu sparen, setzt voraus, diese auch elektronisch bearbeiten zu können. Deshalb bietet SGH als Ergänzung zum Rechnungseingang den SGH-Invoice Workflow an.
Manuelle Buchung, Prüfung und Freigabe kosten Zeit und Geld
Unternehmen, die Ihren Rechnungseingang auf SGH ausgelagert haben, können durch den neuen SGH-Invoice-Workflow noch effizienter arbeiten. Die auf einer serviceorientierten Architektur basierende Anwendung erfüllt die hohen Anforderungen an automatisiertes Rechnungsmanagement und stellt alle Eingangsrechnungen zur weiteren, elektronischen Bearbeitung bereit.
Im zentralen Rechnungseingangsbuch können Bestellabgleiche und vorgenommene Kontierungen nachvollzogen werden. Mitarbeiter aus Buchhaltung, Einkauf und den Fachabteilungen haben die Möglichkeit, weitere Eingaben zur Vervollständigung der Buchungsdaten vorzunehmen. Auch können Widersprüche zu den Rechnungen aus dem Invoice Workflow heraus an Lieferanten geschickt werden. Alle Rechnungen werden mit Bild und Datensatz angezeigt.
Berücksichtigung individueller Kontierungsvorgaben
Die Prüf- und Freigabeprozesse greifen auf das seit mehr als 15 Jahren gewachsene Regelwerk der SGH zurück. Sollte eine Regel noch nicht vorhanden sein, lässt sich das Regelwerk flexibel erweitern. Somit ist sichergestellt, dass Ihre unternehmensindividuellen Kontierungs- und Abgleichvorgaben Berücksichtigung finden.
Brücke zwischen Rechnungseingang und ERP-System
Der SGH Invoice-Workflow bietet umfangreiche Funktionalitäten für die automatisierte, elektronische Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Der SGH-Invoice Workflow ist die webbasierte Lösung zur vollständigen elektronischen und automatisierten Weiterbearbeitung der im SGH-Rechnungseingang generierten Rechnungsdaten.
Hierbei bildet der SGH-Invoice Workflow die Brücke zwischen den bereitgestellten Rechnungsdaten der vom Empfänger eingesetzten ERP-, Finanzbuchhaltungs-, und Archiv-Systeme.
Ihre Vorteile:
- Zeit- und Kostenersparnis durch vollständige elektronische Bearbeitung aller Eingangsrechnungen
- Zu jedem Zeitpunkt für jeden Teilnehmer volle Prozesstransparenz
- Automatisches Buchen von systemseitig geprüften Rechnungen
- Schnelle und regelgebundene Freigabe und Anerkennung
- Automatische Erinnerung und Eskalation
- Die papierlose Kommunikation zu jedem Dokument mit den Fachabteilungen und Lieferanten reduziert die Bearbeitungszeit und dokumentiert Schwachstellen.
- Die Prozesshistorie gibt vollständige Transparenz über den gesamten Bearbeitungsablauf.
- Connectoren für Standardumgebungen ermöglichen eine kostengünstige Integration in bestehende Applikations- und Archivumgebungen.
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So funktioniert es im Detail:
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit SGH
Verarbeitung von Papierrechnungen
Empfang von elektronischen Rechnungen
Revisionssichere Archivierung